KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – Przełom w fakturowaniu i nowe wyzwania dla biznesu

KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – Przełom w fakturowaniu i nowe wyzwania dla biznesu Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do polskiego obiegu gospodarczego to jedna z najważniejszych zmian podatkowych ostatnich lat. Po okresie dobrowolności i korektach w harmonogramie, system ten ma stać się obowiązkowy w sposób etapowy, rozpoczynając od 1 lutego 2026 roku. Jest to kluczowa data, która zrewolucjonizuje sposób wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur, wymuszając na przedsiębiorcach głęboką transformację procesów księgowych i informatycznych.

KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – Przełom w fakturowaniu i nowe wyzwania dla biznesu

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do polskiego obiegu gospodarczego to jedna z najważniejszych zmian podatkowych ostatnich lat. Po okresie dobrowolności i korektach w harmonogramie, system ten ma stać się obowiązkowy w sposób etapowy, rozpoczynając od 1 lutego 2026 roku. Jest to kluczowa data, która zrewolucjonizuje sposób wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur, wymuszając na przedsiębiorcach głęboką transformację procesów księgowych i informatycznych.

Etapowe wdrożenie obowiązku

Obowiązek korzystania z KSeF nie wejdzie w życie dla wszystkich przedsiębiorców jednocześnie. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na stopniowe wdrożenie, dając większym podmiotom nieco mniej czasu na dostosowanie.

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczyć będzie dużych przedsiębiorców, czyli tych, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł brutto.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców (z wyłączeniem najmniejszych podatników).
• Od 1 stycznia 2027 r. dołączą najmniejsi podatnicy, u których suma transakcji objętych fakturowaniem nie przekroczy łącznie 10 000 zł brutto miesięcznie.

Należy podkreślić, że już od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli być gotowi do odbierania faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podmioty objęte obowiązkiem, nawet jeśli sami zaczną wystawiać je później.

Na czym polega KSeF?

Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma teleinformatyczna, służąca do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML, zgodnym z urzędową strukturą logiczną (obecnie FA(3)). Faktura wysłana do KSeF uzyskuje urzędowe poświadczenie odbioru i unikalny numer identyfikujący KSeF, a data jej wystawienia jest tożsama z datą przesłania do systemu.

System ten umożliwia:

• Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych.
• Odbieranie faktur przez nabywców, którzy mają do nich dostęp w systemie.
• Nadawanie urzędowych numerów KSeF, które poświadczają autentyczność i integralność faktury.
• Archiwizację faktur przez okres 10 lat, zwalniając podatników z obowiązku ich samodzielnego przechowywania.

Korzyści i ułatwienia

Wdrożenie KSeF, choć wiąże się z początkowymi wyzwaniami, niesie ze sobą istotne korzyści:

• Automatyzacja procesów: Ujednolicony format faktury (XML) ułatwia automatyczne przetwarzanie dokumentów w systemach księgowych zarówno u sprzedawcy, jak i u nabywcy.
• Szybszy zwrot VAT: Dla podatników dobrowolnie korzystających z KSeF przewidziano skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
• Brak obowiązku archiwizacji: Faktury przechowywane są w systemie przez administrację skarbową.
• Mniejsze ryzyko błędów: System automatycznie weryfikuje poprawność schemy faktury.

W ramach złagodzenia przejścia, Ministerstwo Finansów zapowiedziało też okres przejściowy:

• Brak kar za błędy we wdrożeniu do końca 2026 roku.
• Utrzymanie możliwości wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących do końca 2026 roku.
• Wprowadzenie trybu offline (Offline24), umożliwiającego wystawianie faktur nawet bez połączenia z internetem, z obowiązkiem przesłania ich do KSeF do następnego dnia roboczego.

Kluczowe wyzwania dla przedsiębiorców

Obowiązek fakturowania w KSeF to nie tylko zmiana formatu, ale cała reorganizacja procesów biznesowych i technologicznych:

• Integracja systemów: Konieczność dostosowania lub wymiany oprogramowania księgowego i ERP, tak aby mogło komunikować się z KSeF za pośrednictwem API (Application Programming Interface).
• Autoryzacja i uprawnienia: Ustanowienie i zarządzanie uprawnieniami dla osób upoważnionych do wystawiania i odbierania faktur w imieniu firmy.
• Odbiór faktur: Konieczność przygotowania działów zakupów/księgowości do przyjmowania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej z KSeF, zamiast tradycyjnych PDF czy papierowych.
• Zarządzanie wyjątkami: Opracowanie wewnętrznych procedur dla faktur wystawianych w trybie offline lub w specyficznych przypadkach (np. faktury konsumenckie B2C pozostaną dobrowolne).
• Szkolenia: Konieczność przeszkolenia pracowników, zwłaszcza z działów finansowo-księgowych, sprzedaży i IT, w zakresie obsługi nowego systemu.

By dowiedzieć się więcej o KSeF zajrzyj na https://www.360ksiegowosc.pl/ksef/

Czas na przygotowania

Mimo przesunięcia terminu, czas na skuteczne wdrożenie KSeF dla dużych podmiotów jest relatywnie krótki. Przedsiębiorcy powinni priorytetowo traktować:

1. Analizę potrzeb i luk: Ocenę, w jakim stopniu obecne systemy są gotowe do integracji z KSeF 2.0 (nowa struktura FA(3)).
2. Integrację technologiczną: Wdrożenie rozwiązań IT umożliwiających automatyczne generowanie, wysyłanie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych.
3. Weryfikację procedur wewnętrznych: Aktualizację obiegu dokumentów i wewnętrznych instrukcji związanych z fakturowaniem.
4. Testowanie: Aktywne korzystanie ze środowisk testowych udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, aby zminimalizować ryzyko błędów po starcie obowiązkowym.

1 lutego 2026 r. to data rozpoczęcia nowej ery w polskim fakturowaniu. Właściwe przygotowanie techniczne i proceduralne jest kluczowe, aby uniknąć paraliżu operacyjnego i wykorzystać potencjał cyfryzacji, jaki niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur.

ART