Jak napisać skuteczny komunikat prasowy?

Celem informacji prasowej jest utrzymywanie relacji z mediami oraz budowanie rozpoznawalności marki. Jednak aby uzyskać zamierzony skutek, notka powinna wzbudzać zainteresowanie wydawców i zachęcać do publikacji. W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak napisać skuteczny komunikat prasowy, który dotrze do odbiorców i zapracuje na sukces firmy.

Czym jest komunikat prasowy?

Komunikatem prasowym (press release) nazywamy krótki tekst o charakterze informacyjnym, który jest rozsyłany do wydawców, redakcji i pojedynczych dziennikarzy, a następnie publikowany w mediach tradycyjnych  i internetowych. Notka prasowa może być opublikowana w formie niezmienionej lub po redakcji, która może obejmować na przykład dodanie komentarza przez dziennikarza lub skrócenie treści do niezbędnego minimum. Komunikaty prasowe służą do podtrzymywania relacji z mediami, a także zapewnienia rozgłosu organizacji. Serwisy informacji prasowych, takie jak na przykład komunikatyfirm.pl umożliwiają przedsiębiorcom dotarcie do klientów, inwestorów, kontrahentów i innych interesariuszy, co ułatwia budowanie silnej marki.

Komunikat prasowy może dotyczyć na przykład:

• premiery nowego produktu,
• wprowadzenia nowej usługi,
• wejścia firmy na nowy rynek,
• wdrożenia nowej technologii / innowacji,
• wydarzeń ważnych dla firmy (jubileusz, nagroda).

Jak powinna wyglądać notatka prasowa, która przynosi zamierzone efekty?

Tworzenie notatek prasowych tylko z pozoru jest proste. Media preferują krótkie, esencjonalne teksty, dlatego trzeba ograniczyć się do przekazania najważniejszych informacji. Z drugiej strony, notka powinna zainteresować dziennikarzy i konsumentów treści, dlatego powinna być ciekawa (również w formie). A oto kluczowe zalecenia, dzięki którym można stworzyć skuteczny komunikat prasowy:

Konstrukcja odwróconej piramidy

W tworzeniu treści informacjach prasowych należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy, w której najważniejsze informacje znajdują się na początku tekstu, natomiast najmniej istotne umieszcza się na końcu. Konstrukcja tekstu powinna wyglądać następująco:

• ciekawy tytuł, który zachęca do przeczytania artykułu;
• krótki wstęp (lead), w którym streszczamy najważniejsze informacje;
• pierwsze akapity, w których szczegółowo opisujemy temat;
• końcowy akapit z wątkiem pobocznym nawiązującym do głównej informacji;
• zakończenie, np. informacje o firmie, zaproszenie na wydarzenie, dane kontaktowe dla mediów.

Tylko prawdziwe i treściwe komunikaty

Informacje, które przekazujemy w komunikacie prasowym, muszą być prawdziwe i rzetelnie przedstawione (bez subiektywnego komentarza). Ponadto należy podać je w zwięzłej formie, bez zbędnych ozdobników i dodatkowych wątków, które nie łączą się z główną treścią. Innym słowy, dbamy o to, aby przekaz był treściwy i unikamy „lania wody”. Warto natomiast podawać twarde dane (statystyki, badania, daty, liczby, kwoty) i odwoływać się do wypowiedzi ekspertów w celu wzmocnienia merytorycznej wartości komunikatu.

Informacja, nie promocja

Komunikaty prasowe służą przede wszystkim do przekazywania informacji, a nie bezpośredniej promocji firmy – treści typowo reklamowe mogą zostać odrzucone przez redakcję. Dlatego w notce należy unikać szablonowych sformułowań, skupiania się na zaletach firmy czy nachalnego języka korzyści. Tekst powinien mieć charakter informacyjny. Co ważne, tekst musi być zrozumiały dla przeciętnego czytelnika, dlatego należy unikać mało znanych terminów i specjalistycznego żargonu branżowego (chyba że notatka będzie opublikowana w specjalistycznym serwisie branżowym).

Atrakcyjna i lekkostrawna forma

Jednolity blok tekstu nie tylko zniechęca do czytania, ale wręcz je utrudnia, co może skutkować odrzuceniem notki przez dziennikarza. Należy zatem zadbać o to, aby tekst nie był zbyt długi (najlepiej jedna lub maksymalnie dwie strony A4), a jego forma była atrakcyjna i przejrzysta. Warto stosować chwytliwe śródtytuły, listy i tabele. Jeżeli jest taka możliwość, dołączmy do notki cytaty ekspertów lub osób zaangażowanych w wydarzenie. Wydawcy lubią również multimedia, więc warto dołączyć zdjęcia lub filmy ilustrujące wydarzenie.

Dane kontaktowe w stopce

Na końcu komunikatu prasowego należy pozostawić namiary na firmę lub osobę odpowiedzialną za kontakty z mediami. Chodzi o to, aby dziennikarz mógł skontaktować się w razie potrzeby, np. w celu ustalenia dodatkowych szczegółów, które warto zamieścić w gotowym artykule. W stopce, oprócz adresu e-mail i numer telefonu, można zamieścić link do strony internetowej firmy.

Skuteczne komunikaty prasowe – o czym pamiętać?

Przed wysłaniem notatki należy jeszcze raz sprawdzić treść pod kątem błędów merytorycznych i językowych. Warto również ocenić tekst krytycznym okiem – czy informacja jest interesująca i nadaje się do publikacji, czy treść nie jest zanadto promocyjna, czy artykuł nie jest zbyt obszerny lub mało konkretny itp. Ponadto należy pamiętać, że czasami nawet dobrze zredagowana notka prasowa może nie trafić do publikacji ze względu na natłok informacji, którymi wydawcy są atakowani każdego dnia. Z uwagi na bardzo szczegółową selekcję komunikat może zostać odrzucony, np. ze względu na mało istotny news lub nieznaną firmę. Dlatego kluczowe dla skuteczności działań media relations jest posiadanie dobrej bazy dziennikarzy i wydawców, w tym również mniejszych serwisów agregujących informacje prasowe.

ART