Jak rozliczać się z gadżetów reklamowych w firmie? Wyjaśniamy

Artykuł sponsorowany

Gadżety reklamowe to doskonałe przedmioty promocyjne firmy. Firmy najchętniej wręczają je swoim klientom, partnerom biznesowym czy pracownikom. Mogą to być długopisy, notesy, kubki czy breloczki. Jak jednak prawidłowo się z nich rozliczać? Przyjrzymy się temu w tym artykule.

Czym są gadżety reklamowe?

Gadżet reklamowy to nic innego, jak drobne podarunki wręczane kontrahentom, klientom czy partnerom biznesowym. Z pewnością nie raz zdarzyło Ci się je otrzymać. Najczęściej są to długopisy, kubki, breloczki czy notesy, które otrzymujemy na konferencjach lub spotkaniach biznesowych.

Wręczanie ich to doskonała okazja na uściślanie więzi z partnerami czy pracownikami. Dobrze dopasowane do profilu firmy budują świadomość marki, zwiększają lojalność i stanowią skuteczny element promocji firmy.

Jak klasyfikować gadżety reklamowe w księgowości?

Gadżety z logo, takie jak koszulki reklamowe z nadrukiem mogą być traktowane jako koszty reklamy, jeśli mają na celu promocje firmy. Mogą być rozdawane np. na targach lub eventach branżowych.

Można zaliczyć je także do prezentów o małej wartości, o ile są przekazywane klientom w niewielkich ilościach. Ostatnią kategorią są darowizny. Gadżet wpasuje się w tę kategorię, jeśli przekazujesz go organizacjom charytatywnym lub innym instytucjom.

Warto mieć na uwadze, że każda z tych kategorii ma inne zasady rozliczania. Dlatego tak ważne jest dobrze określić cel rozdawania takich podarunków.

Czy gadżety reklamowe są kosztem uzyskania przychodu?

Gadżety można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak muszą spełnić określone warunki. Po pierwsze, muszą być ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Po drugie, mają na celu zwiększenie sprzedaży lub promocję marki. Dodatkowo nie mogą to być luksusowe upominki o wysokiej wartości.

Czym zatem jest wysoka wartość? To gadżety i upominki, których wartość jednostkowa nie przekracza 200 złotych netto. Muszą też być oznaczone logo firmy. Dopiero wtedy zaliczysz je do kosztów reklamy i odliczysz od VAT.

Jak rozliczyć VAT od gadżetów reklamowych?

Istnieje kilka zasad rozliczania VAT takich gadżetów, a wszystko jest uzależnione od ich wartości. Jeśli ich wartość jednostkowa nie przekracza 20 złotych netto, możesz je odliczyć bez dodatkowej ewidencji.

W przypadku, gdy ich wartość mieści się w przedziale 20 do 100 złotych netto, konieczna jest ewidencja osób otrzymujących gadżety. Gadżet, którego wartość przekracza 100 złotych netto na osobę w danym roku, może być uznany za darowiznę i nie podlega odliczeniu VAT.

Ewidencja i dokumentowanie wydatków na gadżety reklamowe

Aby prawidłowo rozliczać gadżety reklamowe, takie jak kubki termiczne z logo, warto prowadzić odpowiednią dokumentację. Zawsze zachowuj faktury za zakup gadżetów. Prowadź rejestr osób, którym przekazano gadżety, o ile ich wartość przekracza 20 złotych netto. Miej również dowód przekazania gadżetu. Może to być lista obecności na eventach czy potwierdzenie odbioru.

Podatek dochodowy a gadżety reklamowe

Gadżety reklamowe zaliczone do kosztów uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania. Ważne jest jednak, aby były one rzeczywiście wykorzystywane do promocji działalności. Nie możesz traktować ich jako prezenty osobiste dla pracowników.

Kiedy zatem może dojść do obniżenia podstawy opodatkowania? Muszą one spełniać warunki, które określiliśmy w tym artykule. Jeśli gadżety zostaną uznane za reprezentację (mogą to być np. drogie, ekskluzywne upominki), mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy.

Kiedy gadżety reklamowe podlegają opodatkowaniu u obdarowanego?

W niektórych przypadkach osoba otrzymująca gadżet reklamowy może mieć obowiązek rozliczenia podatku dochodowego, jeśli jego wartość przekroczy określony limit. W przypadku osób fizycznych, jeśli wartość prezentów w ciągu roku przekroczy 200 złotych netto, powinny zostać wykazane jako przychód.

Jeśli wręczasz je przedsiębiorcy i mają one charakter biznesowy (np. służą do dalszej działalności), mogą zostać uznane za przychód firmy.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu gadżetów firmowych

Najczęściej popełnianym błędem jest brak dokumentacji. Urząd Skarbowy może zakwestionować koszty reklamy, jeśli firma nie prowadzi odpowiednich rejestrów. Kolejnym błędem jest nieprawidłowa klasyfikacja prezentu. Dzieje się tak w przypadku, gdy np. uznasz drogi prezent dla klienta za gadżet reklamowy zamiast reprezentacji.

Nieprowadzenie ewidencji obrotów również może przysporzyć problemów. Może to skutkować koniecznością zwrotu odliczonego VAT-u. Brak oznaczeń firmowych na gadżetach to kolejny poważny błąd. Jeśli upominki nie są oznakowane logo firmy, mogą być uznane za darowiznę, a nie koszty reklamy.

Rozliczanie gadżetów reklamowych wymaga znajomości przepisów podatkowych i prowadzenia rzetelnej dokumentacji. Prawidłowo kwalifikuj wydatki, ich zgodność z celami marketingowymi oraz spełniaj wymogi związane z ewidencją i odliczeniem VAT. Swoje decyzje zawsze konsultuj z księgowym. Dzięki temu unikniesz błędów i maksymalnie zoptymalizujesz koszty związane z prowadzeniem biznesu.

ART