KSeF zmienia sposób wystawiania faktur — jak przygotować firmę do e‑faktur

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) wprowadza nowe standardy w wystawianiu i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach. Sprawdź, jakie kroki należy podjąć, by uzyskać dostęp do systemu i przygotować działalność do pracy z fakturami elektronicznymi.

Wybór narzędzia do obsługi KSeF

Pierwszym zadaniem przedsiębiorcy jest wybór rozwiązania, z którego będzie korzystać. Do dyspozycji są bezpłatne aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów — między innymi Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF oraz e‑mikrofirma — oraz komercyjne programy księgowe, które oferują integrację z KSeF 2.0.

Warto też sprawdzić, czy używane już oprogramowanie księgowe ma gotową integrację z systemem e‑faktur, co może znacznie ułatwić wdrożenie.

Dostęp i uwierzytelnienie

Uzyskanie dostępu do systemu

Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą od razu korzystać z Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. W przypadku podmiotów prawnych, takich jak spółki, konieczne może być złożenie formularza ZAW‑FA w urzędzie skarbowym, jeśli nie dysponują pieczęcią kwalifikowaną.

System umożliwia również korzystanie z kluczy dostępowych — na przykład certyfikatu lub tokena. Uprawnieni użytkownicy mogą wygenerować takie klucze w Aplikacji Podatnika, co daje alternatywny sposób logowania i autoryzacji działań w KSeF.

Nadawanie uprawnień i role użytkowników

Po założeniu konta i skonfigurowaniu sposobu uwierzytelniania można przydzielać uprawnienia innym osobom: pracownikom, biuru rachunkowemu lub firmom współpracującym. Dostęp może obejmować wystawianie faktur, przeglądanie dokumentów oraz zarządzanie uprawnieniami. Do wyboru są różne metody identyfikacji — Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, certyfikat KSeF lub token.

KSeF w procesie cyfryzacji firmy

Wdrożenie KSeF to jeden z elementów digitalizacji procesów finansowych w firmie. Elektroniczny obieg faktur usprawnia pracę, podnosi poziom bezpieczeństwa danych i ułatwia kontrolę nad dokumentacją. Odpowiednie przygotowanie organizacji do pracy z e‑fakturami pozwala ograniczyć problemy organizacyjne i zapewnić płynne przejście na nowy model fakturowania.

Źródło: myslenice.pl